Norma ISO 45001 zastąpi normę OHSAS 18001. Jakie zmiany za tym idą?

12 marca 2018 r. Międzynarodowa Organizacja Normalizująca opublikowała zharmonizowaną normę dotyczącą Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem i Higieną Pracy ISO 45001:2018. Nowa norma zastąpi obecnie obowiązujące normy BS OHSAS 18001:2007 oraz PN-N 18001:2004. W dalszej części artykułu, dowiesz się jakie zmiany wprowadza nowa norma, jakie korzyści niesie za sobą wprowadzenie normy w organizacji oraz dlaczego postanowiono ją wcielić w życie?

Międzynarodowa Organizacja Normalizująca wraz z publikacją nowej normy wyznaczyła okres przejściowy wynoszący 3 lata. Co to oznacza? Przedsiębiorstwa posiadające certyfikat zarządzania BHP zgodny według normy OHSAS 18001:2007 lub PN-N 18001:2004 będą zobowiązane do 11 marca 2021 r. dokonać procesu migracji na nową normę ISO 45001. Należy zaznaczyć, iż data 11 marca 2021 r. jest terminem, do którego cały proces certyfikacji musi zostać zakończony (wraz z ewentualnymi niezgodnościami). Po tym okresie certyfikaty systemu zarządzania BHP uzyskane przez firmę stracą swą ważność, a jednostki certyfikujące będą stosowały do oceny wyłącznie standard ISO 45001. Jednak termin ten został wydłużony. Na podstawie wydanego przez Polskie Centrum Akredytacji (PCA) komunikatu nr 304, informuje, że trzyletni okres przejściowy dla akredytowanych jednostek certyfikujących systemy zarządzania BHP na wdrożenie normy ISO 45001:2018, został wydłużony do dnia 31 marca 2021 roku.

Jak wiadomo, wszystkie normy wydane po 2013 r. obowiązuje ta sama struktura, czyli numeracja rozdziałów oraz układ wymagań. Dlatego wprowadza się nową normę dotyczącą Systemu Zarządzania Bezpieczeństwem i Higieną Pracy ISO 45001:2018, aby zapewnić jej kompatybilność z nowymi wydaniami norm dotyczącymi systemu zarządzania jakością ISO 9001:2015 oraz środowiskowego ISO 14001:2015. Dzięki jednolitej strukturze zgodnej z HLS- High Level Structure, integracja powyższych systemów w przedsiębiorstwach będzie o wiele łatwiejsza. Ponadto BS OHSAS 18001:2007 był traktowany jako norma międzynarodowa, ale nigdy nie była standardem wydanym pod szyldem ISO. Również z tego powodu zaszła potrzeba zmiany.

Norma ISO 45001 działa według cyklu PDCA: Planuj- Wykonaj- Sprawdź- Działaj, dzięki której pomaga przedsiębiorstwu w osiagnięciu zamierzonych celów w zakresie systemu zarządzania BHP. Niezależnie od wielkości, czy profilu działalności, norma została opracowana tak, aby mogło wprowadzić ją każde przedsiębiorstwo. Norma ISO 45001 odnosi się do wszystkich branż i do wszystkich grup przedsiębiorstw. Nie narzuca szablonu systemu zarządzania BHP, dając tym możliwość każdemu przedsiębiorstwu stworzenie systemu dostosowanego do profilu działalności firmy.

Organizacja, która nadal chce utrzymać certyfikację systemu, będzie musiała dostosować się do nowej normy. Co powinna zrobić? W pierwszej kolejności w przedsiębiorstwie należy dokonać weryfikacji systemu i zweryfikować go o te elementy, które pojawiają się w nowej normie, czyli: kontekst organizacji i inne rodzaje ryzyk. Ponadto należy dokonać weryfikacji dokumentacji pod katem wymagań udokumentowanych informacji oraz przeprowadzić szkolenia pracowników. Po zweryfikowaniu i spełnieniu wymagań, organizacja powinna zgłosić gotowość do przejścia na nowy standard. 

Nowa norma ISO 45001 wprowadza wiele zmian. W stosunku do wcześniejszych standardów bezpieczeństwa i higieny pracy dotyczą m.in.:

1. Kontekstu organizacji w zarządzaniu BHP, gdzie zawarto nowe zapisy dotyczące systematycznego określenia i monitorowania kontekstu organizacji;
2. Uwzględnia w planowaniu systemu zarządzania BHP ryzyk, szans oraz potrzeby pracowników oraz innych zainteresowanych stron. Zgodnie z wymaganiami ISO 45001 organizacja powinna określić czynniki zewnętrzne i wewnętrzne istotne dla celu jej działania oraz takie, które wpływają na zdolność organizacji do osiągnięcia zamierzonych wyników w zakresie BHP;
3. Kładzie mocniejszy akcent na zaangażowanie i odpowiedzialność najwyższego kierownictwa za skuteczność systemu zarządzania. Zwiększa znaczenie roli przywództwa poprzez integrację z procesami biznesowymi;
4. Określa partycypację pracowników w odniesieniu do: mechanizmów ich konsultacji i uczestnictwa; identyfikacji zagrożeń i oceny ryzyka; działań mających na celu kontrolowanie zagrożeń i ryzyka; identyfikacje wymagań kompetencyjnych, potrzeb szkoleniowych, szkoleń i ich ewaluacji; określanie informacji, które muszą być zakomunikowane i jak należy to zrobić; określenie środków kontrolnych i ich efektywne wykorzystanie, badanie wypadków i niezgodności oraz określanie działań korygujących;
5. Wprowadza konieczność identyfikacji potrzeb i oczekiwań pracowników i innych stron zainteresowanych. Potrzeby pracowników muszą być spełnione, a oczekiwania niekoniecznie;
6. Zarządzanie ryzykiem i uwzględnienie szans, narzuca na przedsiębiorstwo określenie oraz rozważenie wszelkich ryzyk i szans, które mogą wpłynąć pozytywnie lub negatywnie na zdolność systemu do dostarczania zamierzonych wyników;
7. Wzmocnia nacisk na cele, jako element będący podstawą doskonalenia;
8. Komunikacja, rozszerzenie wymagań dotyczących komunikacji, w tym określenie tego, co, kiedy i w jaki sposób ma być komunikowane;
9. Rozbudowa kwestii związanej z nadzorem nad wykonawcami i podwykonawcami. Organizacja powinna ustalić zasady współpracy i kontrolować, wdrażać swoje rozwiązania  na rzecz poprawy bezpieczeństwa na tyle, aby wykonawcy oraz podwykonawcy mogli także zapewnić bezpieczne warunki pracy swoim pracownikom;
10. Norma ISO 45001 ma na celu zapobieganiu zdarzeniom w obszarze BHP, dlatego termin działania zapobiegawcze został usunięty.

Ponadto w nowej normie uwzględniono również zapis o włączeniu pracowników w konsultacje dotyczące: określenia potrzeb i oczekiwań stron zainteresowanych; ustanowienia polityki BHP; przypisania organizacyjnych ról, obowiązków, zakresów odpowiedzialności i uprawnień; określenia sposobu spełniania wymogów prawnych i innych wymagań; określenia celów BHP; określenia stosowanych elementów nadzoru w stosunku do podwykonawców; ustalenia, co należy monitorować, mierzyć i oceniać; planowania, tworzenia, wdrażania i utrzymywania programów audytów, zapewnienia procesu ciągłego doskonalenia.

Najczęściej popełnianymi błędami podczas audytu w organizacji to przede wszystkim błędna identyfikacja wymagań prawnych, które nakłada na nas prawo krajowe. Problem pojawia się z interpretacją danego wymagania oraz jego wdrożenia. Kolejną powtarzalną nieprawidłowością jest błędna identyfikacja zagrożeń na stanowisku pracy. Ewidentne zagrożenia (najczęściej zagrożenia biologiczne i chemiczne) są pomijane. Pojawiają się również niezgodności, dotyczące dokumentowania systemu, poprzez brak zapisów potwierdzających wykonanie lub działania konieczne nie są wykonane w określonym terminie. 

Nowa norma ISO 45001 daje wiele korzyści przedsiębiorstwu, które posiada wprowadzony system zarządzania BHP. Norma nie tylko pozwala na zapobieganie wypadkom przy pracy poprzez systemowe podejście do oceny ryzyka, ale również pozwala na zarządzanie bezpieczeństwem i higieną pracy z uwzględnienim obowiązujących przepisów prawa. Nowa norma skupia się na zagadnieniach stanowiących podstawę do wprowadzanie skutecznych działań ochronnych, mających na celu przyczynienie się do zapewnienia bezpieczeństwa w miejscu pracy. Celem normy ISO 45001 również jest wpieranie i promowanie dobrych praktyk pod względem bezpieczeństwa i higieny pracy, które pozwolą przedsiębiorstwu podnieść konkurencyjność oraz umożliwią bezproblemowe prowadzenie działalności, co pozytywnie wpłynie na wizerunek firmy wśród klientów i pracowników.  Poprzez wdrożenie systemu rośnie także świadomość pracowników, angażujących się w działania na rzecz BHP, co skutkuje wzrostem kultury BHP w organizacji. Pracownicy utożsamiają się bardziej ze swoim stanowiskiem pracy, zdając sobie sprawę, że to nie tylko pracodawca odpowiada za bezpieczeństwo w przedsiębiorstwie, lecz również i oni. Wprowadzenie normy stanowić może swego rodzaju prestiż dla firmy, bowiem czyni ją bardziej konkurencyjną (niektórzy kontrahenci wymagają posiadania od firmy wdrożonego systemu ISO 45001), a także daje możliwość przedsiębiorstwu wejścia na inne rynki. Norma ISO kładzie duży nacisk na ciągłe doskonalenie, co zapewne prowadzić będzie do zmniejszenia liczby wypadków przy pracy, a dzięki temu przedsiębiorstwo będzie płaciło mniejszą składkę wypadkową.