Jak skutecznie usprawnić pracę BHP-owca?
Głównym zadaniem BHP-owca jest doradztwo oraz pomoc we wdrażaniu rozwiązań niezbędnych do zapewnienia bezpieczeństwa pracy. To ogromna odpowiedzialność, która wiąże się ze skomplikowaną dokumentacją oraz koniecznością dopilnowania wielu terminów. Ich ilość potrafi przytłoczyć niewtajemniczone osoby. Kluczowe pytanie brzmi więc: czy można uprościć i usprawnić pracę BHP-owca?
Zacznijmy od obowiązków BHP-owca
Z jakimi trudnościami musisz się mierzyć, jako specjalista ds. BHP? Z pewnością ze:
- stresem związanym z obszerną dokumentacją papierową,
- koniecznością monitorowania naraz wielu wydarzeń i ich terminów,
- rozpraszaniem uwagi na wiele zadań jednocześnie.
Nie da się ukryć, że BHP-owiec musi monitować jednocześnie wiele procesów. Weźmy pod lupę kontrolę ważności terminów szkoleń BHP oraz badań lekarskich. Ilu pracowników pracuje w firmie? Kilku? Kilkunastu? A może jeszcze więcej? Przecież każdy z pracowników ma inny termin, a odpowiedzialność za dopilnowanie aktualizacji szkoleń, czy badań lekarskich zawsze będzie leżeć po Twojej stronie – nie pracownika. To ogromna odpowiedzialność.
Kolejna kwestia – terminy szkoleń. To kolejne kilka, kilkanaście terminów (a czasem i więcej), o których należy pamiętać. Może się od tego zakręcić w głowie, prawda?
Teoretycznie możesz zapisać wszystko w kalendarzu. Teoretycznie, bo o wadach tego rozwiązania nie trzeba nawet przypominać:
- skończona ilość zdarzeń, które można wpisać jednego dnia,
- nakładające się na siebie obowiązki, które wprowadzają w błąd,
- mało czytelna forma.
Przypomnij sobie, ile razy o czymś zapomniałeś, nawet jeśli zapisałeś to w kalendarzu. No właśnie.
Czy istnieje rozwiązanie? Tak!
Sami BHP-owcy przyznają, że najprościej im ogarnąć wszystkie obowiązki, gdy korzystają z jednej aplikacji.
Ważne jest, aby aplikacja odpowiadała na realne potrzeby specjalisty ds. BHP. Niestety, ale aplikacji, które jedynie zaśmiecają pamięć komputera, czy telefonu jest masa. Ich funkcjonalność często pozostawia wiele do życzenia. Ale przecież nie musi tak być.
Aplikacja automatyzująca pracę BHP-owca powinna odpowiadać na wszystkie potrzeby, w tym:
- Dostarczać gotowe zestawy danych, abyś nie musiał skupiać się na ich uzupełnianiu.
- Umożliwiać dodanie wielu firm, jednocześnie ułatwiając ich wyszukanie.
- Przypominać z wyprzedzeniem o kontroli ważności terminów szkoleń oraz badań lekarskich.
- Dodawać szkolenia BHP – do tego generując odpowiednie zaświadczenia, rejestry, dzienniki zajęć, protokoły odbytych szkoleń, testy egzaminacyjne, poświadczenia odbioru i listy obecności.
- Tworzyć listy kontrolne z dołączanymi notatkami, czy załącznikami w postaci zdjęć.
- Pozwalać na tworzenie wypadków przy pracy, umożliwiając dodanie materiałów dowodowych (zdjęć, dokumentów medycznych itp.).
- Ułatwiać ocenę ryzyka zawodowego za pomocą różnych metod (PN- N18002:2000, Preliminary Hazard Analysis – PHA, Risc Score).
Sam przyznaj: jedna aplikacja to prosta obsługa, wszystkie informacje, dane, czy dokumenty w jednym miejscu.
Taka aplikacja ułatwia pracę:
- osobom świadczącym usługi BHP dla innych podmiotów,
- pracownikom zatrudnionym u pracodawcy, jako służba BHP,
- firmom świadczącym usługi BHP i zatrudniającym do wykonywania takich zadań pracowników.
Naszym zdaniem, ale też zdaniem wielu specjalistów ds. BHP, nie ma lepszego sposobu na uprawienie pracy niż postawienie na jedną, czytelną aplikację. To naprawdę może być tak proste, jak myślisz.